Definiţie: Administratorul Incubatorului (AI) – societăţi comerciale (organizate în temeiul Legii nr. 31/1990 privind societăţile comerciale, republicată şi care, la data solicitării, îndeplinesc cumulativ condiţiile Legii nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii), sau ONG (organizate în temeiul O.G. nr. 26/2000, modificată prin O.G. 37/2003) subcontractantă.

Incubatoarele de Afaceri vor fi reprezentate de o companie subcontractantă care se va ocupa de managementul strategic al Incubatorului de Afaceri.

Administratorul Incubatorului va fi responsabil de aspectele operaţionale şi de conducere a Incubatorului de Afaceri, însă fără a deţine majoritatea acţiunilor.

In momentul încheierii contractului cadru, între PNUD şi Administratorul Incubatorului, vor trebui luate în consideraţie aspecte precum: promovarea locală a programului din resurse financiare proprii, numărul de personal necesar echipei manageriale responsabilă de administrarea incubatorului, elaborarea rapoartelor financiare şi a rapoartelor privind stadiul de realizare a programului, monitorizarea clienţilor. Calificarea şi experienţa echipei manageriale, precum si adoptarea unei atitudini profesionale privind managementul incubatoarelor, reprezintă doar câteva dintre aspectele importante pentru performanţa acestui proiect.

Din experienţa anterioara s-a observat că cele mai sustenabile incubatoare sunt acelea care deţin un management performant si susţin dezvoltarea mediului economic local. Astfel, administratorii incubatoarelor vor fi direcţionaţi spre insuşirea unor aptitudini specializate orientate către necesităţile clienţilor, facilitând parteneriatele între companiile client prezente în incubator în scopul creării de valoare adăugată ridicată (de ex: promovarea unor proiecte de afaceri colective, furnizarea serviciilor non-financiare comune, facilitarea externalizării relaţiilor de afaceri, dezvoltarea abilităţilor manageriale, şi tehnice ale firmelor incubate)

1.1. Criterii de selecţie:

1. Solicitantul trebuie să aibă sediul social în România, în regiunile de dezvoltare în care sunt amplasate incubatoarele care fac obiectul prezentului program;

2. Istoric de activitate de minimum 3 ani;

3. Bilanţ contabil pozitiv în ultimii 3 ani;

4. Nu sunt în stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un judecător sindic, nu au activităţile comerciale suspendate;

5. Proiecte de consultanţă realizate în ultimii 3 ani şi rezultatele acestora;

6. Proiecte de colaborare încheiate cu autorităţile publice locale şi cu Agenţiile de Dezvoltare Regională şi rezultatele acestora;

7. Personal calificat, cu experienţă în managementul afacerilor, în domeniul IMM şi/sau poate să atragă experţi capabili să ofere consultanţă şi alte servicii de susţinere a afacerilor, conform cerinţelor menţionate în Anexa 3;

8. Infrastructura proprie necesară pentru asigurarea serviciilor menţionate în Anexa 3;

9. Plan de afaceri viabil pentru dezvoltarea Incubatorului de Afaceri pe termen mediu şi lung;

1.2. Procedura de selectare a Administratorului Incubatorului

Autorităţile publice locale responsabile de implementarea la nivel local a programului, ANIMMC împreună cu PNUD vor organiza procesul de selecţie a societăţii comerciale sau ONG denumită în continuare Administratorul Incubatorului.

Ghidul Aplicantului pentru elaborarea şi prezentarea ofertelor va fi supus aprobării ANIMMC.

Data limită de depunere a ofertelor, pentru fiecare incubator, este de minim 10 zile de la data publicării anunţului de participare în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a-Achiziţii publice.

Ofertele vor fi depuse în plic sigilat şi închis, purtând menţiunea ''Programul naţional multianual pentru înfiinţarea şi dezvoltarea incubatoarelor de afaceri în România nr. 000 14603-Selectare Administrator Incubator'', la sediul autorităţilor publice locale responsabile de implementarea la nivel local a programului, în termen de maxim 20 zile lucrătoare de la data publicării în Monitorul Oficial a anunţului de participare.

Documentaţia tehnică privind procedura de selectarea a Administratorului Incubatorului poate fi ridicată de solicitanţi de la sediul autorităţilor publice locale responsabile de implementarea la nivel local a programului sau de pe pagina web a acestora.

1.2.1. Ofertele vor avea anexate următoarele informaţii, cuprinzând:

1. Lista tuturor documentelor depuse;

2. Scrisoare de Intenţie privind disponibilitatea solicitantului de a administra incubatorul şi de a oferi asistenţă tehnică beneficiarilor programului, în original, semnată şi ştampilată de către reprezentantul legal al solicitantului;

3. Certificatul Constatator, în original, emis de către Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă tribunalul unde işi are sediul societatea, în care să se menţioneze reprezentanţii legali ai societătii precum şi domeniile de activitate ale societăţii solicitante (clasa CAEN 7414, 7415);

sau după caz,

1. Hotărârea instanţei prin care s-a dispus înscrierea în Registrul Asociaţiilor şi Fundaţiilor

2. Certificatul de înscriere în Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor aflat la grefa judecătoriei în a cărei circumscripţie teritorială îşi are sediul;

3. Actul constitutiv şi statutul asociaţiei sau fundaţiei;

4. C ertificatul de obligaţii fiscale al solicitantului pe ultimii 3 ani;

5. Bilanţul contabil în ultimii 3 ani. Solicitantul va prezenta copii după bilanţurile contabile din ultimii 3 ani de activitate, vizate şi înregistrate de organele competente, semnate pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al solicitantului;

6. Declaraţie pe proprie răspundere a reprezentantului legal ofertantului privind numărul mediu scriptic de personal în anul anterior;

7. Declaraţia pe propria răspundere a reprezentantului legal privind respectarea criteriul de independenţă, în conformitate cu prevederile Legii nr. 346/2004, dacă este cazul;

8. Prezentarea activităţii solicitantului în ultimii 3 ani. Solicitantul va prezenta o scurtă descriere a profilului companiei şi a istoricului acesteia de activitate

9. Studiu asupra oportunităţilor de afaceri din aria geografică de amplasare a incubatorului. Solicitantul va prezenta o analiză a potenţialului local de dezvoltare şi a resurselor existente în zonă;

10. Obiective de dezvoltare în următorii 5 ani, în acest sens solicitantul va propune un plan de afaceri al Incubatorului de Afaceri pentru un interval de 5 ani şi metodologia de lucru, în vederea dezvoltării incubatorului. Solicitantul va prezenta o scurtă descriere a modului în care va implementa serviciile oferite în cadrul incubatorului de afaceri, explicaţiile oferite vor conţine informaţii privind capacitatea acestuia de a asigura serviciile de management al incubatorului, informare şi documentare, training, protecţia mediului, evaluarea noilor idei de afaceri, etc.;

11. Propuneri privind acţiuni de marketing;

12. Riscurile programului . Solicitantul trebuie să prezinte modul prin care va realiza corelarea activităţii Incubatorului de Afaceri cu alte instituţii reprezentative la nivel local (bănci, institute de cercetare, institute de învăţământ superior şi alte întreprinderi din zona ţintă);

13. Propuneri privind suportul de curs pentru instruirea a maximum 100 de potenţiali întreprinzători . Solicitantul va prezenta suportul de curs pentru următoarele domenii: întocmirea planului de afaceri, planificare strategică, analiza potenţialilor concurenţi, strategia de intrare pe piaţă, marketing, contabilitate, administrarea bugetelor, estimarea costurilor. Solicitantul va prezenta totodată mijloacele prin care va identifica potenţialii beneficiari ai programului, modalităţile de instruire şi selectare şi va propune metodele de monitorizare şi evaluare a proiectelor selectate în program;

14. Infrastructura proprie necesară pentru asigurarea serviciilor menţionate în Anexa 3. Solicitantul trebuie să asigure contribuţia sa ‘'în natură'' în scopul derulării programului (echipamente de birou, computere, asigurarea publicităţii locale a programului în perioada de iniţiere a activităţii incubatorului);

15. Referinţe privind proiectele de consultanţă realizate în ultimii 3 ani şi rezultatele acestora;

16. Referinţe privind proiectele de colaborare realizate împreună cu autorităţile locale şi cu Agenţiile de Dezvoltare Regională şi rezultatele acestora;

17. Capacitatea instituţională a solicitantului (personal calificat, resurse financiare). Solicitantul trebuie să propună organigrama (lista de personal/C.V. membrilor echipei manageriale a incubatorului şi parametrii de salarizare ai acestora;

Personalul echipei manageriale cu sarcini în îndeplinirea contractului de

administrare a incubatorului trebuie să intruneasca urmatoarele cerinţe:

• Educaţie academica superioara tehnică, economica/management al afacerilor;

• Cunoaşterea nevoilor intreprinderilor mici si mijlocii, in funcţie de stadiul de dezvoltare al acestora;

• Cunoştinţe şi informaţii privind mediul de afaceri din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

• Cunoştinţe privind domeniile cuprinse în suportul de curs pentru instruirea a maximum 100 de potenţiali întreprinzători.

1.2.2. Ofertele vor fi evaluate din punct de vedere tehnic şi financiar de către o Comisie de evaluare constituită din reprezentanţi ai ANIMMC, PNUD şi reprezentanţi ai autorităţilor publice locale.

1.2.3. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat în scris solicitanţilor în termen de 5 zile lucrătoare de la data evaluării ofertelor.

1.2.4. Decizia Comisiei de evaluare nu poate fi contestată în instanţă. Contestaţiile vor fi soluţionate de către comisia de evaluare în termen de 5 zile lucrătoare de la data depunerii acestora.

1.2.5. Procedura de selectare a societăţii comerciale / ONG desemnată ca Administrator al Incubatorului va avea loc o singură dată în decursul existenţei programului pentru fiecare incubator constituit prin prezenta procedură.

1.2.6. În cazul în care Administratorul Incubatorului nu-şi respectă obligaţiile contractuale, autorităţile publice locale, responsabile de implementarea la nivel local a programului, PNUD şi ANIMMC îi vor impune penalităţi, sau după caz vor putea solicita rezilierea contractului cadru, conform clauzelor contractuale.