Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie, organ de specialitate al administraţiei publice centrale, are ca scop, în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 753/2003 privind organizarea şi funcţionarea ANIMMC, cu modificările şi completările ulterioare, realizarea Programului de guvernare în domeniul dezvoltării sectorului întreprinderilor mici şi mijlocii, a celui cooperatist şi în domeniul comerţului interior.

Astfel, pentru realizarea atribuţiilor sale prevăzute la art. 4 alin. (1) din Hotărârea Guvernului nr. 753/2003, Agenţia Naţională pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie achiziţionează prin procedura de achiziţie publică serviciile de organizare a Conferinţei “Antreprenoriatul feminin în România”, etapa a IV a a Programului naţional multianual pe perioada 2005-2008 pentru dezvoltarea culturii antreprenoriale în rândul femeilor manager din sectorul IMM, cod CPSA 7487.15 Servicii de organizare a expoziţiilor, târgurilor şi congreselor, aprobat prin Ordinul nr. 49/09.02.2006 al Preşedintelui ANIMMC, publicat în Monitorul Oficial al României nr. 173/23.02.2006, în condiţiile prevăzute de O.U.G. nr. 34/2006 şi H.G. nr. 925/2006 cu modificările şi completările ulterioare şi a celor prevăzute în documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei .

Descrierea serviciilor pentru organizarea

Conferinţei “Antreprenoriatul feminin în România”

Ofertantul, care trebuie să aibă în lista obiectelor de activitate codul CAEN 7487.15 - Servicii de organizare a expoziţiilor, târgurilor şi congreselor, va prezenta ANIMMC o structură de buget şi un grafic al etapelor şi acţiunilor ce vor fi întreprinse, precum şi o prezentare a evenimentelor anterior organizate şi a persoanelor ce urmează a fi implicate în desfăşurarea prezentului proiect . Perioada pentru derularea acestor activităţi este august -septembrie a.c., conferinţa urmând să se desfăşoare în data de 15 noiembrie 2006, la Bucureşti, în cadrul unei locaţii corespunzătoare.

Serviciile prestate vor consta , în principal , în:

•  realizarea conceptului de organizare şi derulare a conferinţei “Antreprenoriatul feminin în România” care va avea loc în data de 15 noiembrie 2006 Bucureşti nu mai târziu de 22 septembrie 2006, inclusiv;

•  coordonarea întâlnirilor de lucru, selecţionarea ofertelor şi negocierea cu furnizorii de materiale şi servicii;

•  realizarea programului de promovare a conferinţei;

•  realizarea şi coordonarea procesului de ofertare pentru realizarea programului de promovare şi a producţiei de materiale necesare desfăşurării conferinţei

•  invitarea participanţilor la conferinţă în colaborare cu reprezentanţi ANIMMC şi ai altor instituţii publice/private naţionale (prefecturi, camere de comerţ, patronate, consilii locale ale IMM-urilor, asociaţii ale femeilor de afaceri) şi internaţionale

Pachetul minimal al obligaţiilor/serviciilor ce vor trebui prestate:

•  1 Să realizeze conceptul de organizare şi derulare a conferinţei ca locaţie şi preţ.

•  2 Să propună cel puţin 2 (două) variante de săli de conferinţă cu o capacitate de maxim 100 de persoane.

•  3 Să conceapă pachetul participantului la conferinţă care să asigure o prezenţă eficientă , să contacteze potenţialii participanţi şi speakeri şi să disemineze acestora oferta corespunzătoare, să centralizeze răspunsurile primite. Pachetul va cuprinde invitaţia oficială elaborată în limba română şi în limba engleză (câte 100 buc. pentru fiecare versiune, 1 pagină format A4, policromie, hârtie cretată, 80 g/mp), o mapă personalizată (plastic,100 buc.), pliantul programului national multianual pe perioada 2005-2008 pentru dezvoltarea culturii antreprenoriale în rândul femeilor manager din sectorul IMM elaborat atât în limba română cât şi în limba engleză (150 buc., tipărit faţă-verso, policromie, hârtie cretată, 115 g/mp), raportul WES 2004 tipărit în limba română (22 pagini, monocromie, tipărire faţă verso, 100 buc., broşat, 80 g/mp ), raportul sondajului “Antreprenoriatul feminin în România” elaborat în anul 2005 în limba română (300 buc., 82 pagini, tipărire faţă-verso, coperţi 250 g/mp, interior 115 g/mp, media print lucios, broşat).

•  4 Să asigure managementul obligaţiilor/serviciilor conferinţei în toate fazele de desfăşurare şi să prezinte periodic ANIMMC informări privind stadiul de realizare.

•  5 Să realizeze broşura conferinţei în limba engleză şi romănă(scurtă prezentare a conferinţei, agenda, format leaflet, 1 pagină policromie, tipărire faţă verso, 100 buc., 115 g/mp)

•  6 Să realizeze conceptul programului de promovare şi să coordoneze procesul de ofertare al producţiei de materiale necesare desfăşurării evenimentului, a media planului şi să încheie contractele aferente conform prevederilor legale privind achiziţiile publice.

•  7 Să realizeze şi să prezinte spre aprobare conceptul grafic pentru campania de promovare prin materiale promoţionale (pliante, afişe, bannere, invitaţii, plicuri pentru invitarea participanţilor (personalizate cu denumirea conferinţei, 120 buc.), ecusoane (100 buc.), pixuri (monocromie 100 buc.), radio(spot de aproximativ 10-20 sec. difuzat la Radio România Actualităţi şi Europa FM), presa scrisă (anunţ 100*100 mm, în două cotidiene naţionale) şi să realizeze activităţile de producţie a acestor materiale.

•  8 Să realizeze un număr de 150 de invitaţii şi de acţiuni de mailing şi hand delivery, în vederea distribuirii acestora la: instituţii, personalităţi, medii de presă, firme şi organizaţii non-guvernamentale, conform listei transmise şi avizate de către ANIMMC.

•  9 Să realizeze baza de date cu speakerii conferinţei şi prezentările în format powerpoint. ale acestora conform datelor culese din formularele de înregistrare.

•  10 Să conceapă macheta grafică a materialelor de signalistică out-door, ce vor fi instalate în locaţia stabilită împreună cu ANIMMC (afiş A0, banner 750*4000 mm)

•  11 Să conceapă şi să realizeze un program de imagine şi PR pe întreaga perioadă de desfăşurare a proiectului (invitare presă, cocktail pentru maxim 30 de persoane din mass media care să conţină: apă, suc, cafea şi fursecuri).

•  12 Să asigure cazarea (rezervarea camerei şi plata acesteia) oficialităţilor internaţionale nominalizate de către ANIMMC în perioada 14 -15 noiembrie 2006 la un hotel de cel puţin 3 stele situat în apropierea locului de desfăşurare a conferinţei în regim single pentru 15 persoane.

•  13 Să asigure transportul cu microbuzul al invitaţilor internaţionali de la hotel la locul de desfăşurare a conferinţei şi retur precum şi de la conferinţă la dineu şi retur (15 persoane)

•  14 Asigure închirierea pentru 7 ore a unei locaţii care să aibă o capacitate de maximum 100 de persoane, cu toate dotările logistice necesare desfăşurării unei conferinţe: sisteme de sonorizare audio-video, videoproiector, laptop, ecran, traducere simultană romănă-engleză, engleză –română, access internet

•  15 Să organizeze serviciile de catering şi dineu astfel:

•  La ora 9,30 cafea , ceai, apă

•  La ora 11,30 gustare frugală, apă, cafea, suc, fursecuri

•  La ora 13,00 prânz cu bufet suedez potrivit numărului de persoane care au optat în formularul de înregistrare

•  La ora 16,30 gustare frugală, apă, suc, cafea, fursecuri

•  La ora 19,30 cina festivă cu bufet suedez potrivit numărului de persoane care au optat în formularul de înregistrare

•  16 Să realizeze activităţi post eveniment, respectiv: realizarea raportului statistic al evenimentului (cu datele de contact ale participantelor), trimiterea scrisorilor de mulţumire pentru participare (format standard pentru 100 participante, A4, policromie, versiune în limba română şi engleză, 100 buc.), şi trimiterea fotografiilor din timpul evenimentului..

Data limită de depunere a ofertelor

Termenul limită de depunere a ofertelor este 15 septembrie 2006 , ora 16.30, la sediul ANIMMC din strada Poteraşi, nr.11, sect 4, Bucureşti, cod poştal 040263. Ofertele vor fi analizate până la data de 19 septembrie 2006, la sediul ANIMMC din strada Poteraşi, nr.11 cod poştal 040263.

Propunerea financiară

Oferta financiară va fi exprimată în lei (RON) şi în euro, cu şi fără TVA, defalcat pentru fiecare tip de serviciu prestat, precum şi preţul total. La prezentarea ofertei financiare se vor avea în vedere şi costurile pentru închirierea locaţiei.

Criteriul aplicat pentru atribuirea contractului de achiziţie publică

Criteriul de atribuire va fi preţul cel mai scăzut, în condiţiile în care ofertanţii formulează o ofertă care corespunde întocmai cerinţelor formulate în prezenta documentaţia.

Prezentarea ofertei

Ofertele trebuie prezentate în formă tipărită.

Ofertele vor fi transmise prin poştă, fax sau depuse direct de către ofertant la adresa indicată.

Ofertantul are obligaţia de a numerota şi a semna fiecare pagină a ofertei, precum şi de a anexa un opis al documentelor prezentate.

Ofertantul are obligaţia de a menţine valabilitatea ofertei pentru o perioadă de 90 de zile.

Indiferent de modalitatea de depunere/transmitere ofertantul îşi asuma riscurile transmiterii ofertei, inclusiv forţa majoră.

Informaţii/Contact

Informaţii suplimentare puteţi obţine la sediul ANIMMC din str. Poteraşi, nr.11, sector 4, Bucureşti, cod 040263, telefon 021/336.14.67, fax 335.34.13.